自己動手設計簡易報表(上)～觀念篇

關鍵字：靜態資料、動態資料、Microsoft Access、報表產生器


工作當中或多或少會有各式各樣輔助報表，一般可能需求助於組織資訊人員，但很多情況可能因時間與資源的關係，很難有機會即時獲得協助。多數人可能先用Excel人工輸入，若是單純「單期計算」，如：「單一月份費用報支」可能還可適用，但若屬於「期間記錄與分析」，可能就不適用，如：客戶交易軌跡與分析。

其實現今有不少還算方便的工具，如果不是太複雜的需求，是可以自己動手設計，不過在使用工具設計前，可能需要先了解一些「非關技術」的觀念。

了解分析的「標的」

自己發現很多使用者在設計報表時，喜歡用「組裝」方式逐一設表格欄位，比較缺乏「全視」的概念。如：設計客戶名單資料欄位，單純的作為郵寄名條、日常銷售紀錄(包括考量販售產品特質)、行銷分析與進一步新產品研發…等，可能所需的欄位就不同，因此了解分析的標的很重要，以免抓不到重點而「失焦」。

區分「靜態資料」與「動態資料」

「靜態資料」簡言之是指不隨時間演進而需改變，如客戶基本資料、產品基本資料，若有變更也是直接更新該紀錄而非紀錄多筆；「動態資料」則是指隨時間演進而需紀錄「多筆的軌跡」，如銷售資料紀錄。

以建置資料順序來說，先要存在「靜態資料」，才有「動態資料」，如：有一筆甲客戶銷售訂單進來，需先存在甲客戶的基本資料以及所訂購該產品的基本資料，然後再配合產生甲客戶的銷售資料。

設計「欄位名稱」，需考量資料「重要性」與「可行性」

設計「欄位名稱」，在設計時除了要注意前面所提到的，不同的分析標的，所設計的欄位可能有所差異外，還要注意該資料欄位的「重要性」與「可行性」。

如：既有商品的單純的銷售紀錄，所需建置的客戶欄位，可能休閒活動、教育程度…等就可不必設定，但若想做行銷分析甚至進一步新產品研發，可能此資料欄位擷取就必較重要。

此外，也要考量取得的可行性，如「身分證字號」，雖然適合作為區隔資料的唯一性，但大部分取得不易，可能就不適合列入，寧可將有少數取得的值列入「備註欄」，而非「單獨設立欄位」。

輸入「欄位的值」，需注意「周延」、「互斥」與「位階」

設計好欄位的名稱時，在輸入該欄位的值時，要注意「周延」(將所有範圍納入)、「互斥」(不重疊)與「位階」(對等性)。如：設計客戶資料檔的欄位名稱「地區」，填入的值不能有的填「北區」有的填「東北區」，有的又填「台北」。

接下來就可選擇DIY的報表產生器囉，Microsoft Access算是簡易平民化工具，只要安裝好Microsoft Office就可使用，進一步操作範例與應用，下篇分曉。

引用本文：http://back2base.blogspot.com/2008/09/blog-post.html