Back2Base

關鍵字： Problem、Solution、20／80原則、排擠效應（crowding-out effect） 國內自從上個月一名52歲楊姓媽媽檢驗員，察覺儀器出現不尋常的雜訊，而爆出廠商長達數十年在食品用的「 起雲劑 」中，摻雜有毒「 塑化劑 」的惡劣行徑，至今隨著食品涉及層面廣泛，而弄得人心惶惶，也讓台灣過去引以為傲的「MIT」蒙羞。 財政部決定退還塑化劑廠商稅款，引起消費大眾不滿 這兩天看到報導：財政部決定退還塑化劑廠商相關貨品內含貨物稅與營業稅款，而引起消費大眾不滿，當中也包括一些在媒體具有相當影響力人士撰文抗議。 自己乍聽此新聞雖然也「很生氣」，但更不想陷入「混亂的訊息」中而被媒體左右，故仔細看了相關報導內容，並嘗試就 《我所知道的真相…》 ，彙整關鍵資訊如下： 《以出廠價20元的保健飲料為例》： 【出廠】 廠商要繳納15%(即3元)貨物稅→國庫。 【銷售】 消費者購價24元($23*1.05=$24.15），含負擔貨物稅($3)，及營業稅($1.15)→廠商。 【繳稅】 廠商將從消費者處所代收之貨物稅($3)，及營業稅($1.15)→國庫。 【退稅】 國庫→視廠商是否 原價 退給消費者，來決定除營業稅外，是否加退貨物稅給廠商。   (點選可看放大圖) 腦中有此關於「退稅」流程之架構後，又多了一些想法：政府和對此產生質疑的民眾，所關注之標的似乎不太一樣 ────  政府針對的是「目前可掌握商品」之相關處置；民眾訴求的是「看不到而吃下肚的商品」。 這也讓我想到以前聽過一則關於管理的小故事。 問題（Problem）or 解決方案（Solution）？ 日本最大的化妝品公司收到客戶抱怨，買來的洗面皂，盒子裡面是空的，於是他們為了預防生產線再次發生這樣的事情，工程師便「很努力」地研發了一台「X-光監視器」去透視每一台出貨的香皂盒，結果「漏裝」的都可找出來。 而同樣的問題也發生在另一家小公司，他們的解決方法是：買一台強力工業用電扇，放在輸送機末端，去吹每個香皂盒，被吹走的便是沒放香皂的空盒……。 挽回「可以補救的部分」，以及「防範於未然」 之所以將摻毒事件跟上述小故事聯想在一起，是因在故事《Problem or Solution》中，若能找到「最佳方案」以徹底解決問題當然很好。...

關鍵字：虛擬碼（pseudocode）、Excel 基本操作、Excel 跨工作表 有時候會有朋友詢問關於Excel的操作，坦白說自己對Excel細瑣操作並不熟，就跟使用其他工具軟體一樣，很多指令久沒操作也會忘記。 軟體運用重點不在「記住繁瑣指令」，而是「了解使用需求」 但我也發現，很多時候軟體運用出了問題，關鍵往往不在「記不住繁瑣指令」（因為網路要查詢非常方便），而是不知道「需求為何」，因此不知道該抓甚麼「原始資料」，或者無法清楚描述「處理過程」，當然也無從找「關鍵字」。 對照虛擬碼概念，思考問題本身的處理流程 以前學習程式語言之前，會實作虛擬碼（pseudocode），此概念簡言之，即包含：輸入（Input）、 運算（Computation）、輸出（Output），對照前面所言，也就是：「原始資料」、「處理過程」、「需求內容」。其先不急於了解程式語法邏輯，而是嘗試以有條理的方式描述，以便能「專注於問題本身的處理流程」。 網路當然有很多類似劃出流程之分析軟體，但重點在於如何思考，所以用手寫來描述也可以。內容不外乎： 1. 需求內容──輸出（Output）： 由電腦協助產生輸出的結果，即需求內容。 2. 原始資料──輸入（Input）： 根據上述需求，往前「追溯源頭」使用者須輸入之原始資料項目，而當發現無法找到相關原始資料，則需考慮重新「增設原始輸入資料項目」，或從「其他輸出（Output）」去擷取，如：每季統計資料來源，是從每月輸出結果抓取的。 3. 處理流程──運算（Computation）： 思考如何把2.原始資料，透過運算轉化成1.需求內容。 實作範例──以Excel跨工作表之統計為例 之所以採Excel跨工作表之統計為例，是因為實務作業時，多半為多人分開輸入資料，等到特定期間才彙整合併。所以會使用跨工作表，甚至是跨檔案來計算。 【例子說明】： back2base機構，成員甲、乙兩人，針對輔導訪談對象，想統計出各種輔導方式次數之月小計、每季合計。 【虛擬碼描述】： 1. （輸入）：人工輸入甲、乙每月次數 2. （運算）：加總1.的兩人資料 3. （輸出）：產生兩人每月小記 4. （輸入）：自動擷取3.甲、乙連續三個月之每月小計，不必重新輸入 5. （運算）：加總4.的兩人資料 6. （輸...

關鍵字：單一窗口、ERP企業流程規範；Workflow工作流程 從戴爾電腦（Dell Computer）之後，接連又發生了和樂家居館（HOLA）、數位e館..etc.網路標錯價格事件。姑且不論是廠商「蓄意」蒐集客戶資料，或是真的「受害」於駭客入侵，主管單位自有公評。倒是事發之後，部分商家解釋因「分店沒有資料」的理由，則讓自己聯想到有關資訊「單一窗口」的概念。 各單位各自發展系統，資訊沒有同步更新 猶記自己過去任職的公司，也曾發生過商品網頁資料標錯價格的問題，當時是因為商品資料銷售單位「異動」價格後，卻沒有「主動回報」生產單位要「同步更新」，造成由生產單位轉到網頁的商品資料也錯誤。 實際了解後，發現系統有一些「先天」上的問題，和後天「人為」的疏失。當時資訊系統還沒有整合成ERP，故生產單位和銷售單位有「各自的商品系統」，造成「先天不良」，必須兩邊都要維護，但這僅是作業上「不便」，理當不至於造成「錯誤」。 發展過程中，「各司其職」之餘，莫忘多思考可能對「整體的影響」 其實這樣的情況「在所難免」，因為系統發展到後來，時間久了常會各自分散發展成一些大大小小的系統，這也是後來企業要發展ERP整合資訊，集中與分享共同資訊的原因之一。 但各單位發展過程中，在「各司其職」之餘，不要忘了思考與了解可能對「其他單位」甚至「全公司」的影響，否則就可能會出現疏漏。 了解「問題需求」，配合「工作流程」，委由「單一窗口」彙整處理 畢竟ERP系統不是萬靈丹，其只是「輔助工具」，關鍵還是了解「問題需求」後，配合「工作流程」，於「重要程序」委由專人作為「單一窗口」處理。像是當時公司就分別從幾方面做了改善： 「工作流程」規範以追蹤： 設定一個「商品維護」標準 工作流程（Workflow） ，如果要更新資料，需經過一申請單讓相關單位使用人員簽署，以知悉同步更新系統的時機點。 專人維護「重要共用」欄位： 統一由專人作為「單一窗口」，統一收到1.申請單後，歸檔並著手維護商品資料「重要共用欄位」。至於其他單位，平日只能查詢or維護「該部門所屬欄位」，以免資料混亂。 定期做「異常追蹤」： 因考量前述1、2作業如果沒有落實，主管不見得知道，故請資訊部門設計一小程式，「主動定期」執行各單位商品資料維護差異表，如果有異常則告知相關單位。（此部分後來導入ERP後，因「共同分享資料」，則可省略） 「單一窗口」非做所有的事...

關鍵字：工作流程、Workflow、Excel、Word、插入功能變數Database 延續前一篇《 Workflow應用-以簡易捐款資料為例 》概念中，做完 《3.「收據」寄發》 後，執行最後階段 《4.「徵信」刊登》 的說明。 由於徵信資料多半只需部份欄位即可，無須其他「固定格式」之文字，所以直接開啟word空白之「新檔案」，執行插入「功能變數」以連結先前的Excel檔作為「資料來源」，再搭配前篇設定workflow「狀態」概念「篩選」，取出符合徵信狀態的捐款人資料，則可事半功倍。 建立Excel捐款資料檔 沿用《 Workflow應用-以篩選產生大批收據為例 》所建立Excel檔，但由於做完篩選產生大批收據，故「狀態」記得變為「3.收據」。 開啟word新檔案 ，執行「功能變數」作為連結Excel資料平台 同樣以ver.2003版為例，開啟新檔案【註：此時記得「不要將Excel檔開著」】，相關步驟如下： 1. 【插入】->【功能變數】->「Database」->【插入資料庫】 〈如下圖）。 2. 【取得資料】： 選取資料來源以連結找到之前建立Excel檔，並選取工作表（如下圖）。 3. 【查詢選項】： 點 「資料篩選」 ，篩選欄位「狀態」等於3.收據（如下圖） 4. 【查詢選項】： 點 「欄位選取」 ，選取呈現的欄位：單據號碼、捐款人、實收款。 5. 【插入資料】： 如果勾選「插入資料成為功能變數」，這樣Excel檔資料如有新異動才能自動更新到此處；但如果本word檔只想在本次產生，就可不必勾選〈如下圖所示）。 6. 結果完成後產生以下表格，後續如果Excel有新的異動則將游標停表格中任意欄位反白處，然後按右鍵「更新功能變數」，等滑鼠漏斗執行完，資料便會同步更新完成〈如下圖所示）。 總結 其實連續三篇Workflow應用觀念，簡言之主要在於下列目的： • 透過狀態碼，控制作業程序，使資料呈現「正確性」與「即時性」。 • 透過篩選狀態碼，結合word軟體功能，存取Excel資料以自動產生文件。 後記 本blog相關應用文章，不在於鑽研複雜軟體操作功能，僅透過例子建立workflow初步觀念了解如何應用在工作上。目前網路已有很多 Word和Excel 操作說明，重點在於先思考自身「作業簡化需求」後，再透過一些「關鍵字」去搜尋引擎尋找軟體操作功能即...

關鍵字：工作流程、Workflow、Excel、Word、合併列印 延續前一篇 《 Workflow應用-以簡易捐款資料為例 》 概念中，做完 《2.「收款」核銷》 後，準備 《3.「收據」寄發》 階段的進一步說明。 本階段需要大量產生寄給各捐款人收據，其實收據本身有「固定內容格式」，只有與「個別捐款人相關」之欄位不同而已，若以人工篩選要列印的單據後，還要逐一登打各收據，將耗費許多時間。 可在word編輯的收據檔中，執行「合併列印」以連結先前的Excel檔作為「資料來源」，再搭配前篇設定workflow「狀態」概念「篩選」，取出符合列印收據的捐款人資料，則可事半功倍。 建立Excel捐款資料檔 針對前篇Excel檔，增修部分欄位與與資料（如下圖），以方便舉例。 建立Word收據格式檔 另外用word（以ver.2003版為例）編輯收據檔（如下圖），其中與「個別捐款人相關」之欄為：單據號碼、日期、捐款人、捐款金額、捐款人地址，屬於因人而異之「變數」；其餘文字則為「固定格式」供套用。 在Word檔執行「合併列印」，作為連結Excel資料平台 選取 【工具】->【信件與郵件】->【合併列印】 後，依序執行下列步驟： 1. 選取文件類型： 選「信件」後，按下一步。 2. 選取開始文件： 選「使用目前文件」後按下ㄧ步。 3. 選取收件者： 選「使用現有清單」，並按【瀏覽】找先前Excel檔（如下圖所示）。 4. 按確定後，會出現下面「合併列印收件者」畫面，此時移到移到「狀態」欄選「2.收款」及「開收據」欄選「y」後，按確定找出符合產生收據的資料（如下圖所示）。 5. 寫信： 將游標停在要套用的欄位，然後點選「其他項目」並選取欄位後，先後按「插入」與「關閉」後便完成了（如下圖單據號碼範例），其他欄位：日期、捐款人、捐款金額、捐款人地址…等以此類推。等全部要插入連結欄位完成後按下ㄧ步。 6. 預覽信件： 畫面會出現第一筆資料供預覽（如下圖），確認無誤後按下ㄧ步。 7. 完成合併： 點選「編輯各別信件」後（如下圖所示），按確定便完成了。 (此時為另外產生word檔，另外存檔後便可列印到印表機) 補充說明 • Excel單據號碼產生，如果沒有其他特別考量，建議或許可透過：欄位「序」自動產生、設定「單據編號」的公式，兩個步驟自動產生。 • 欄位「序」自動產生： 等所有料...

關鍵字：工作流程、Workflow、Excel ERP（Enterprise Resource Planning）系統導入時，通常會有工作流程（Workflow）設計，把工作細分做成清晰的步驟及程序，以有效執行追蹤管理。 各程序「資訊發生就輸入」，並即時「註記處理狀態」，以隨時追蹤處理 最近許多88賑災捐款，由於從捐款人通知捐款、隔月收到郵局匯款單據、回寄收據給捐款人、徵信作業，有相當多繁瑣帳務處理作業，如果處理單位原本就沒有資訊系統處理，單靠人工作業，可能會耗費許多時間。 我想或許可以「Workflow的觀念」，透過ㄧ般人熟悉的Excel來設計簡易捐款資料處理程序，當各程序「資訊發生就輸入」，並即時「註記處理狀態」，以隨時追蹤可運用金額，及後續彙整給捐款人憑證作業。大致將處理狀態，透過以下範例，依序分成以下四種並說明如下： 1.「帳務」建置階段 即：捐款人可能會先行通知想捐款，來源像是透過電話、傳真…等告知，此時可以先將確認之捐款帳務資料輸入。輸入的項目如：捐款通知方式（Tel電話、Fax傳真、Not未做捐款通知）、捐款人、通知日期、預計捐款、聯絡電話、連絡住址、備註…等。 如果未做捐款通知，直接劃撥進來者，等直接劃撥進來時再輸入帳務資料，而其中通知日期、預計捐款兩欄則為空白，如：上例捐款人EE。 設定此帳務程序，除了可預先規劃金額運用外，萬一遲遲沒有收到原通知捐款者從郵局匯入款項，也可據以追蹤詢問，如：上例捐款人AA。 （註：此可利用 Excel中「資料」->排序，依「狀態」排序 ，集中找到狀態為「1.帳務」的資料，再進一步電話確認） 2.「收款」核銷階段 此外，一般因稽核考量，處理「帳務」與「收款」人員多分開，因此隔月收到郵局匯款單據時，可以將上述資料依照匯款月份另外「複製」產生「工作表」，如：上例「9月收款」工作表，以方便帳務核對與小計。 做完後即時回報處理「完整收款明細」人員，將工作表中屬於9月劃撥款項的捐款「狀態」改為「2.收款」，如捐款人BB、CC。 （註：此可利用 Excel中「資料」->排序，依「匯款月份」排序 ，以集中找到匯款月份為回報的月份，然後再統一更改狀態） 3.「收據」寄發階段 接續程序「2.收款」資料，繼續處理開立收據作業，等做完後再回報處理「完整收款明細」人員，將「狀態」改為「3.收據」。 4.「徵信」刊登階段 徵信作業可...

關鍵字：靜態資料、動態資料、Microsoft Access、報表產生器 工作當中或多或少會有各式各樣輔助報表，一般可能需求助於組織資訊人員，但很多情況可能因時間與資源的關係，很難有機會即時獲得協助。多數人可能先用Excel人工輸入，若是單純「單期計算」，如：「單一月份費用報支」可能還可適用，但若屬於「期間記錄與分析」，可能就不適用，如：客戶交易軌跡與分析。 其實現今有不少還算方便的工具，如果不是太複雜的需求，是可以自己動手設計，不過在使用工具設計前，可能需要先了解一些「非關技術」的觀念。 了解分析的「標的」 自己發現很多使用者在設計報表時，喜歡用「組裝」方式逐一設表格欄位，比較缺乏「全視」的概念。如：設計客戶名單資料欄位，單純的作為郵寄名條、日常銷售紀錄(包括考量販售產品特質)、行銷分析與進一步新產品研發…等，可能所需的欄位就不同，因此了解分析的標的很重要，以免抓不到重點而「失焦」。 區分「靜態資料」與「動態資料」 「靜態資料」簡言之是指不隨時間演進而需改變，如客戶基本資料、產品基本資料，若有變更也是直接更新該紀錄而非紀錄多筆；「動態資料」則是指隨時間演進而需紀錄「多筆的軌跡」，如銷售資料紀錄。 以建置資料順序來說，先要存在「靜態資料」，才有「動態資料」，如：有一筆甲客戶銷售訂單進來，需先存在甲客戶的基本資料以及所訂購該產品的基本資料，然後再配合產生甲客戶的銷售資料。 設計「欄位名稱」，需考量資料「重要性」與「可行性」 設計「欄位名稱」，在設計時除了要注意前面所提到的，不同的分析標的，所設計的欄位可能有所差異外，還要注意該資料欄位的「重要性」與「可行性」。 如：既有商品的單純的銷售紀錄，所需建置的客戶欄位，可能休閒活動、教育程度…等就可不必設定，但若想做行銷分析甚至進一步新產品研發，可能此資料欄位擷取就必較重要。 此外，也要考量取得的可行性，如「身分證字號」，雖然適合作為區隔資料的唯一性，但大部分取得不易，可能就不適合列入，寧可將有少數取得的值列入「備註欄」，而非「單獨設立欄位」。 輸入「欄位的值」，需注意「周延」、「互斥」與「位階」 設計好欄位的名稱時，在輸入該欄位的值時，要注意「周延」(將所有範圍納入)、「互斥」(不重疊)與「位階」(對等性)。如：設計客戶資料檔的欄位名稱「地區」，填入的值不能有的填「北區」有的填「東北區」，有的又填「台北」。 接下來就可選擇D...

關鍵字：關聯性產品、分類 「資料庫行銷」是「行銷研究」的方法之一，一般適用於「客戶關係行銷」 (Customer Relation Marketing)。 其中，「關聯性產品」分類，對於行銷利潤之創造，更為重要。 說明：「商品屬性」與「消費行為」分類 如：早餐「喜瑞爾」，就「產品屬性」看來為餅乾，但就「消費行為」來看，屬於早餐食品，所以可能就跟牛奶放一起，而非與餅乾放一起，以方便消費者購買。 此外，若有曾在美國最大網路書店「亞馬遜」(Amazon)買書的經驗，也可發現消費者(如：甲)，曾經購買某類書籍時(如A類)，他們便會根據與該A類「同群組購書行為」的其他消費者(如乙也買過A類)，一起作為「目標客戶」，並將該群組消費者可能購買的書籍(如乙還買過B類)，一起歸為同一類(即A、B書都歸同一類)。下次要促銷B類書籍時，除了寄給乙外，也會寄促銷DM給甲。 但若就傳統圖書屬性分類看來，A與B類書，並非屬於同一類，這便是除了傳統以「商品屬性」內容來做分類，而以「消費者行為」模式，來做關聯性產品的分類原理。 自己想到或許也可在blog的文章分類應用，在傳統以「文章屬性」作分類外，另外增加以「閱讀行為」來分類。 實例：blog以「文章屬性」分類，如：「內容類別」 事實上，即使以內容屬性分類，也有各種不同的切割標準，但因以內容為主，故只要「訂出原則」，便可依此遵循，故是屬於「靜態分類」。 因自己的blog是以日常心得為主，並將相關知識落實在生活上應用，故依照以下列原則區分： 0.blog源起：當初為何建置blog的經過。 1.我的blog：一般生活心得與聯想。 2.信仰生活：信仰讓「自己」在生活當中所產生的「體會」。 3.人腦初探：從腦科學研究，衍伸生活體驗。 4.活用管理：運用管理或科技知識於日常生活。 實例：blog以「閱讀行為」分類，如：「個人意向」 因blog除了自己用來記錄「當下心得」外，也會在「特定情境感受」之下，再回過頭「檢視過去」，此時傳統文章內容分類，就不適合。因為特定情境，會跟「人的閱讀意向」有關，而這類文章可能是「跨不同文章內容類別」。 雖然blog有提供輸入字串作「全文檢索」，但有很多時候，整篇文章內文裡，不見得有該「特定情境感受」的字串，而是在完整文章中透露出「整體的意向」。(如：意向為「希望」，但文章裡面可能找不到希望的字眼，但看完內容後，卻可感受到...

關鍵字：資料儲存、徹底刪除檔案 最近香港某明星緋聞照片因為電腦維修，卻被人將刪除檔案救回，然後散佈在網路而引起喧然大波。這讓自己想到，很多人只要電腦有狀況，不管大小事一律找「專家」處理。 但是有關「資料儲存」相關管理，可能在找「電腦專家」前就先做比較好，除可免除上述「資料外流」的安全顧慮外，也防止因修復與安裝時不小心「誤刪」資料。這些「不是太技術」的動作，平時可能就需注意，否則等當機才注意就來不及。大致列示如下： 1.「自建」資料與「作業系統」 (如：WIN2000、XP)，不要放相同磁碟機 不管是當機or中毒，當嚴重到需重安裝電腦時，也極可能會一併將資料毀損，故資料要記得特別另外指定磁碟機。特別是很多軟體在建立後存檔時，都預設存放在 My Documents 下的目錄，但該目錄與「作業系統」(如：WIN2000、XP)是相同磁碟機(通常是C碟)，故要記得特別另外指定磁碟機(如D碟...等)。 ※注意：而隔段時間，則將該另外存資料磁碟機上的資料備份到光碟 or 其他儲存媒體，以防萬一電腦嚴重到不只作業系統需重安裝，而是整個硬碟都毀損時。 2.「依附在作業系統」的資料(如：我的最愛、電子郵件內容)，要定期備份 有些資料是依附在作業系統，無法另外指定磁碟機，則須另外定期備份(如：複製到與自建資料相同之磁碟機上)。 2.1.「我的最愛」目錄： C:\Documents and Settings\Administrator\Favorites ※注意：上面為一般預設，如果另外設帳號，則 ”Administrator” 改為帳號的名稱。 2. 2「電子郵件-目錄」(以Outlook為例)： C:\Documents and Settings\Administrator\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook ※注意：同上；此外，檔案總管要先設定如下圖示，才能看到該目錄。 2.3.「電子郵件-聯絡人」資料 (以Outlook為例)： 可以將一些好不容易建立的聯絡人平時事先「匯出」存好，當需要重新安裝與設定電腦時 or 在自己其他電腦，可利用該檔案「匯入」，就不必重新再建聯絡人。如下圖： 【匯出步驟】： 【匯入步驟】： 3.想儘可能真正刪除檔案 － 執行「磁碟重組」程式 在電腦中刪除的資料，即使從資源回收刪除，實際上它...

關鍵字：字詞定義、背景知識 、溝通 在資訊系統的開發步驟中，在進行系統需求分析(Requirement Analysis)時，有一個程序 － 「字詞定義」(Defining Glossary Term)，是為開發者在系統分析設計過程中，對於專案開發的名詞做描述。 明確的字詞定義，為系統後續發展奠基 此程序除可歸納、收斂開發過程中的相關名詞定義外，更可作為往後發展程序的基礎建設。 因為對於系統的開發人員與使用者，如果在分析內容中，相關名詞沒有共同的定義，可能會造成「認知」不同，甚至「無限上綱」而擴大需求，徒增爭議。此外，對於該系統相關知識與概念，若有一定程度的理解，可為往後系統進一步發展，奠定良好的基礎。 例如‧使用者想開發「電子交易系統」的「代幣式付款系統」，支付工具包括：電子現金、電子支票、智慧卡，這時就需定義各項支付工具在本系統功能定義，特別是像智慧卡功能發展日新月異，已從含了信用卡、借貸卡、多重財務帳號的存取、加值型行銷、個人基本資訊、資料儲存，到銀行現行的支付工具的整合。若沒有將功能界定清楚，或註明彈性以預留後續發展空間，可能造成系統開發完了，跟使用者想像有差異而不符所需。 兜住新知識，架構產生新觀念的利器 － 「背景知識」 這種經由了解與定義名詞，作為「後續發展基礎」的概念，讓自己聯想到另一個概念－ 「背景知識」。誠如洪蘭女士在遠流出版「生命科學館」系列叢書的「策劃緣起」提到： 背景知識就像是一個篩網，網越細密，新知越不會流失。它也像是一個架構，有了架子，新進來的知識，才知道往哪裡放，每個格子都放滿了，一個完整的圖形就會彰顯出來，一個新的概念於是誕生。 她也列舉一個著名實驗，把一盤殘棋給西洋棋生手看二分鐘，然後要他把棋重新排出來，他無法做到；但給西洋棋大師看同樣時間，他就能正確無誤將棋排出來。差別不在大師的記憶比較好，而是他有「背景知識」，使得殘棋變得有意義，減輕了記憶的負擔，會主動搜尋有用資訊，組合成有意義的東西。 從日常閱讀，蒐集字詞定義，累積背景知識 雖知學習背景知識的重要性，但可能面臨兩個問題，一、要學的知識太多，二、不知道如何切入。當然找專書或特定課程，有系統的學習是一種方法，但除了有「時間」的顧慮外，還有要能「適合目前自己的程度」。 自己倒是想到有一個方法，可透過平時閱讀的書報、文章，特別是關於自己有興趣的知識領域，在閱讀之後，將不了解的名...

關鍵字：資料整理、收貨管理、分類 在這個訊息爆炸的時代，整個資料整理過程，是一項重要卻又瑣碎的工作。 自己倒是想到或許可從「庫存異動－收貨管理」部分概念，來聯想如何將手邊龐大的原始「資料」，轉換成可用「資訊」。 原始資料類型(類似：收貨來源) 大致分為1.特定資料(進貨)，2.不確定資料(退貨)，內容如下： 1. 特定資料(類似：進貨)： 因為內容明確，故可以直接成為資訊使用，故放到特定類別目錄(類似上到倉庫某類貨架)。 2. 不確定資料(類似：退貨)： 可能需要進一步分辨，是否可直接成為資訊來利用，或需做部分修正。若需修正，則內容為何(類似判別退貨是否可直接上架或需要做修補，以及修補程度與項目)。 待處理歸類的資料(類似：存在待檢區退貨，等待上架貨品)： 資料尚未歸正式分類目錄時，可設一暫存目錄(類似：放在待檢區貨品)，依可用程度區分如下： 0.直接刪除(瑕疵報廢) 若確定現在or將來不會再使用；類似庫存瑕疵品，直接拿去報廢。如：一些好玩、有時效性的資料，看完就可丟棄。 1.當成「素材」，將來再納入轉「資訊」(轉成「原料」，將來再投入製造轉成品)： 資料素材內容不錯，但目前尚無法直接成為可用資訊，先存放將來使用；類似轉作原料，等適當時機，重新投入生產為可用成品。如：一些不會因時間而無用的題材、有用的背景知識、雋永的故事…等，先不要正式歸檔編碼成為單一「資訊」，可以先放在適當類別「資料」目錄，作為資訊彙整時的參考資料。 2.稍作修正便可成為資訊使用(視為「半成品」做適當修補)： 內容跟目前正式分類資訊差不多，只要稍做補充即可使用。 3.直接可轉成資訊使用(視為「成品」)： 從暫存目錄移到正式目錄下，並依照正式編碼原則重新命名。 ※上述說明範例如下所示，其中在"3.人腦初探"的下面存放為待歸類的檔案，分類後會放入次目錄：1.material、2.semifinishded、3.finished。 補充說明 1.有關待處理歸類的資料，最好是「今日事今日畢」，當下初步閱畢儘快完成分類，放入相關目錄，因每天都有更多資料陸續產生。 2.不要抱持「食之無味棄之可惜」心態，累積太多無用資料，造成日後整理負擔。 3.當成素材的資料，儘可能「比照正式資訊」的分類(除非類別差異很大)，以便將來整理正式資訊時，快速從同一分類尋找該素材。如：以自己blog為例，找到...

關鍵字： 資訊系統、需求分析、軟體評估 、系統架構 、分類 、命名規則 對於資訊系統，不少人存在一些迷思 － 過度誇大「技術」成效而忽略「管理」面，且因沒有加以分析「實際需求」，以致不少企業貿然花大把鈔票購入軟硬體設備，卻使系統作業更為複雜，導致使用者操作意願降低，以及先進設備變成一堆破鐵。 雖然各家軟體資訊系統各有導入方法(Methodology)，因系統大小而使細微步驟有所不同，但主要原則與精神相近。其實也非太高深的學問，生活上很多事情的規劃，在尋找工具時，也可套入使用，自己倒是想到以實際建置blog為例，大致歸納如下： 需求分析 自己日常生活心得，開始有些特定概念產生，需要後續搜尋特定主題，慢慢從「零碎資料」單純列示，變成「分類資訊」。 隨著原始資料增加，需具備依「部分字詞」，對所有文章做「全文檢索」功能。 讓自己的生活與工作經歷，在傳統「靜態resume」型式外，也提供一個「動態profile」參考。 軟體評估 當初考慮以Google 或Yahoo，最後選擇Google。原因有： 1. 符合需求分析： 上述需求內容，兩者皆可達成，但自己對Google搜尋產生之結果較有信心。除了因Google以搜尋引擎起家外，且該內建功能是搜尋「文章」而非「網頁」(不會將網頁上無關文章內容也納入搜尋)。 此外，自己曾同時在Google與Yahoo做 register web URL，Google的確不需要付費，便可在一定時間後，搜尋到該web檢索內容，Yahoo則否。 2. 軟體使用者群組： 因個人為主要文章發佈者，本來就偏好使用Google；希望閱讀自己blog的成員，則沒有特別之偏好與預設。 3. 軟體個別設計功能： Yahoo版面設定偏向提供其既有Template與知識內容；Google提供Template較少，但支援置入html與java script語法，可讓blog在預設的功能外，有更多「設計空間」。 整體而言，喜歡彈性與自訂功能的資訊工作者，或許會比較喜歡採用Google。 4. 軟體整合發展性： Google相關軟體的橫向發展性，較為完整 https://www.google.com/accounts/ManageAccount ，如提供免費網頁儲存空間(Page Creater) 【註1】 ，可放置靜態網頁與下載檔案，方便自行運用與blog連結。 ...