需求和邏輯的橋樑 －「虛擬碼」概念～以Excel為例

關鍵字：虛擬碼（pseudocode）、Excel 基本操作、Excel 跨工作表

有時候會有朋友詢問關於Excel的操作，坦白說自己對Excel細瑣操作並不熟，就跟使用其他工具軟體一樣，很多指令久沒操作也會忘記。

軟體運用重點不在「記住繁瑣指令」，而是「了解使用需求」

但我也發現，很多時候軟體運用出了問題，關鍵往往不在「記不住繁瑣指令」（因為網路要查詢非常方便），而是不知道「需求為何」，因此不知道該抓甚麼「原始資料」，或者無法清楚描述「處理過程」，當然也無從找「關鍵字」。

對照虛擬碼概念，思考問題本身的處理流程

以前學習程式語言之前，會實作虛擬碼（pseudocode），此概念簡言之，即包含：輸入（Input）、 運算（Computation）、輸出（Output），對照前面所言，也就是：「原始資料」、「處理過程」、「需求內容」。其先不急於了解程式語法邏輯，而是嘗試以有條理的方式描述，以便能「專注於問題本身的處理流程」。

網路當然有很多類似劃出流程之分析軟體，但重點在於如何思考，所以用手寫來描述也可以。內容不外乎：
1. 需求內容──輸出（Output）：
由電腦協助產生輸出的結果，即需求內容。

2. 原始資料──輸入（Input）：
根據上述需求，往前「追溯源頭」使用者須輸入之原始資料項目，而當發現無法找到相關原始資料，則需考慮重新「增設原始輸入資料項目」，或從「其他輸出（Output）」去擷取，如：每季統計資料來源，是從每月輸出結果抓取的。

3. 處理流程──運算（Computation）：
思考如何把2.原始資料，透過運算轉化成1.需求內容。

實作範例──以Excel跨工作表之統計為例

之所以採Excel跨工作表之統計為例，是因為實務作業時，多半為多人分開輸入資料，等到特定期間才彙整合併。所以會使用跨工作表，甚至是跨檔案來計算。

【例子說明】：
back2base機構，成員甲、乙兩人，針對輔導訪談對象，想統計出各種輔導方式次數之月小計、每季合計。

【虛擬碼描述】：
1. （輸入）：人工輸入甲、乙每月次數
2. （運算）：加總1.的兩人資料
3. （輸出）：產生兩人每月小記

4. （輸入）：自動擷取3.甲、乙連續三個月之每月小計，不必重新輸入
5. （運算）：加總4.的兩人資料
6. （輸出）：產生兩人每季合計

【操作說明】：
1. （輸入）人工輸入甲每月次數到【甲工作紀錄.xls】，同理乙

2. （運算）加總1.的兩人資料到【back2base工作紀錄.xls】

跨檔、工作表擷取甲、乙資料，彙整到back2base檔，儲存格C2公式
=SUM('[甲工作紀錄.xls]1月'!C2,'[乙工作紀錄.xls]1月'!C2)

並將上述儲存格C2公式，以拖曳方式複製到直列、橫列之內容

設定back2base表中直列、橫列之小計公式

3. （輸出）產生兩人每月小計

將上述設定好直列、橫列小計公式，以拖曳方式複製完成back2base機構加總兩人之每月小計

以此概念類推虛擬碼 4～6 Excel操作說明。

結語

當然實際工作的需求要複雜得多，但「架構大同小異」。此僅想藉由簡單例子，來說明如何將虛擬碼（pseudocode）作為一般「使用需求」和「程式設計」之間的溝通橋樑，不管是請專業程式設計開發系統，或個人使用工具軟體，皆可善加利用。

至於Excel操作指令，經常使用就會了解，如果忘記再搜尋關鍵字或參考之前檔案公式即可，無須刻意記住，重點仍在於「目前步驟究竟想做甚麼」，使用就不容易混亂。

【附註】
1. Excel 彙整自其他資料的檔（以上述為例是back2base工作紀錄.xls），每次重新開啟時，會出 現要求更新連結，這是為了跟源頭資料（以上述為例是甲工作紀錄.xls、乙工作紀錄.xls）同步更新。因此如果源頭資料改變，記得按【更新】；另外，源頭資料若沒有放在原本位置，則擷取資料會有誤。

2. 承1，若只想「一次複製資料值」，後續「不再使用類似複製公式」，最簡單方式即選取資料來源後，先貼到Word，再從word複製到輸出工作表上。

引用本文：http://back2base.blogspot.com/2011/01/excel.html

相關聯結：自己動手設計簡易報表(上)～觀念篇