Workflow應用-以簡易捐款資料為例

關鍵字：工作流程、Workflow、Excel

ERP（Enterprise Resource Planning）系統導入時，通常會有工作流程（Workflow）設計，把工作細分做成清晰的步驟及程序，以有效執行追蹤管理。

各程序「資訊發生就輸入」，並即時「註記處理狀態」，以隨時追蹤處理

最近許多88賑災捐款，由於從捐款人通知捐款、隔月收到郵局匯款單據、回寄收據給捐款人、徵信作業，有相當多繁瑣帳務處理作業，如果處理單位原本就沒有資訊系統處理，單靠人工作業，可能會耗費許多時間。

我想或許可以「Workflow的觀念」，透過ㄧ般人熟悉的Excel來設計簡易捐款資料處理程序，當各程序「資訊發生就輸入」，並即時「註記處理狀態」，以隨時追蹤可運用金額，及後續彙整給捐款人憑證作業。大致將處理狀態，透過以下範例，依序分成以下四種並說明如下：

1.「帳務」建置階段

即：捐款人可能會先行通知想捐款，來源像是透過電話、傳真…等告知，此時可以先將確認之捐款帳務資料輸入。輸入的項目如：捐款通知方式（Tel電話、Fax傳真、Not未做捐款通知）、捐款人、通知日期、預計捐款、聯絡電話、連絡住址、備註…等。

如果未做捐款通知，直接劃撥進來者，等直接劃撥進來時再輸入帳務資料，而其中通知日期、預計捐款兩欄則為空白，如：上例捐款人EE。

設定此帳務程序，除了可預先規劃金額運用外，萬一遲遲沒有收到原通知捐款者從郵局匯入款項，也可據以追蹤詢問，如：上例捐款人AA。

（註：此可利用Excel中「資料」->排序，依「狀態」排序，集中找到狀態為「1.帳務」的資料，再進一步電話確認）

2.「收款」核銷階段

此外，一般因稽核考量，處理「帳務」與「收款」人員多分開，因此隔月收到郵局匯款單據時，可以將上述資料依照匯款月份另外「複製」產生「工作表」，如：上例「9月收款」工作表，以方便帳務核對與小計。

做完後即時回報處理「完整收款明細」人員，將工作表中屬於9月劃撥款項的捐款「狀態」改為「2.收款」，如捐款人BB、CC。

（註：此可利用Excel中「資料」->排序，依「匯款月份」排序，以集中找到匯款月份為回報的月份，然後再統一更改狀態）

3.「收據」寄發階段

接續程序「2.收款」資料，繼續處理開立收據作業，等做完後再回報處理「完整收款明細」人員，將「狀態」改為「3.收據」。

4.「徵信」刊登階段

徵信作業可能跟收到劃撥款項一樣，一個月做ㄧ次或累積幾個月再做（依實際需要），但等同上述概念，做完後記得將狀態改成「4.徵信」。

補充說明

1.相關作業可能有好幾個人分散處理，可以複製後再合併，但「完整捐款明細表」狀態的維護，建議統一維護以免混亂。
2.相關欄位與程序僅「方便舉例」說明概念，可依實際需要調整增加或簡化。
3.有些欄位項目如果輸入值「固定」，建議利用Excel 資料->驗證，儲存格內允許選「清單」，這樣可下拉選減少輸入錯誤。（如下面欄位所示）


引用本文：http://back2base.blogspot.com/2009/08/workflow.html