Workflow應用-自動產生徵信清單&總結

關鍵字：工作流程、Workflow、Excel、Word、插入功能變數Database

延續前一篇《Workflow應用-以簡易捐款資料為例》概念中，做完《3.「收據」寄發》後，執行最後階段《4.「徵信」刊登》的說明。

由於徵信資料多半只需部份欄位即可，無須其他「固定格式」之文字，所以直接開啟word空白之「新檔案」，執行插入「功能變數」以連結先前的Excel檔作為「資料來源」，再搭配前篇設定workflow「狀態」概念「篩選」，取出符合徵信狀態的捐款人資料，則可事半功倍。

建立Excel捐款資料檔

沿用《Workflow應用-以篩選產生大批收據為例》所建立Excel檔，但由於做完篩選產生大批收據，故「狀態」記得變為「3.收據」。

開啟word新檔案 ，執行「功能變數」作為連結Excel資料平台

同樣以ver.2003版為例，開啟新檔案【註：此時記得「不要將Excel檔開著」】，相關步驟如下：

1. 【插入】->【功能變數】->「Database」->【插入資料庫】〈如下圖）。

2. 【取得資料】：選取資料來源以連結找到之前建立Excel檔，並選取工作表（如下圖）。


3. 【查詢選項】：點「資料篩選」，篩選欄位「狀態」等於3.收據（如下圖）

4. 【查詢選項】：點「欄位選取」，選取呈現的欄位：單據號碼、捐款人、實收款。

5. 【插入資料】：如果勾選「插入資料成為功能變數」，這樣Excel檔資料如有新異動才能自動更新到此處；但如果本word檔只想在本次產生，就可不必勾選〈如下圖所示）。
6. 結果完成後產生以下表格，後續如果Excel有新的異動則將游標停表格中任意欄位反白處，然後按右鍵「更新功能變數」，等滑鼠漏斗執行完，資料便會同步更新完成〈如下圖所示）。

總結

其實連續三篇Workflow應用觀念，簡言之主要在於下列目的：
• 透過狀態碼，控制作業程序，使資料呈現「正確性」與「即時性」。
• 透過篩選狀態碼，結合word軟體功能，存取Excel資料以自動產生文件。

後記

本blog相關應用文章，不在於鑽研複雜軟體操作功能，僅透過例子建立workflow初步觀念了解如何應用在工作上。目前網路已有很多 Word和Excel 操作說明，重點在於先思考自身「作業簡化需求」後，再透過一些「關鍵字」去搜尋引擎尋找軟體操作功能即可。

引用本文：http://back2base.blogspot.com/2009/08/workflow_29.html