Workflow應用-以篩選產生大批收據為例
關鍵字：工作流程、Workflow、Excel、Word、合併列印
延續前一篇《Workflow應用-以簡易捐款資料為例》概念中，做完《2.「收款」核銷》後，準備《3.「收據」寄發》階段的進一步說明。
本階段需要大量產生寄給各捐款人收據，其實收據本身有「固定內容格式」，只有與「個別捐款人相關」之欄位不同而已，若以人工篩選要列印的單據後，還要逐一登打各收據，將耗費許多時間。
可在word編輯的收據檔中，執行「合併列印」以連結先前的Excel檔作為「資料來源」，再搭配前篇設定workflow「狀態」概念「篩選」，取出符合列印收據的捐款人資料，則可事半功倍。
建立Excel捐款資料檔
針對前篇Excel檔，增修部分欄位與與資料（如下圖），以方便舉例。
建立Word收據格式檔
另外用word（以ver.2003版為例）編輯收據檔（如下圖），其中與「個別捐款人相關」之欄為：單據號碼、日期、捐款人、捐款金額、捐款人地址，屬於因人而異之「變數」；其餘文字則為「固定格式」供套用。
在Word檔執行「合併列印」，作為連結Excel資料平台
選取【工具】->【信件與郵件】->【合併列印】後，依序執行下列步驟：
1. 選取文件類型：選「信件」後，按下一步。
2. 選取開始文件：選「使用目前文件」後按下ㄧ步。
3. 選取收件者：選「使用現有清單」，並按【瀏覽】找先前Excel檔（如下圖所示）。
4. 按確定後，會出現下面「合併列印收件者」畫面，此時移到移到「狀態」欄選「2.收款」及「開收據」欄選「y」後，按確定找出符合產生收據的資料（如下圖所示）。
5. 寫信：將游標停在要套用的欄位，然後點選「其他項目」並選取欄位後，先後按「插入」與「關閉」後便完成了（如下圖單據號碼範例），其他欄位：日期、捐款人、捐款金額、捐款人地址…等以此類推。等全部要插入連結欄位完成後按下ㄧ步。
6. 預覽信件：畫面會出現第一筆資料供預覽（如下圖），確認無誤後按下ㄧ步。
(此時為另外產生word檔，另外存檔後便可列印到印表機)
• 欄位「序」自動產生：
等所有料都建立好，在第一筆輸入起始號（本例為1，以後如有增加資料，再用前次最後序號當起始值），將要產生號碼的筆數「反白」，然後選【編輯】->【填滿】->【數列】，選「等差級數」，間隔值「1」，（如下圖所示）
• 設定「單據編號」公式：
（如下圖所示），該公式是透過YEAR()函數抓取「立帳日期」儲存格 E2 換算得出民國年份，再加「序」儲存格 A2 轉成固定5碼流水號。之後，再複製該公式到下列單據編號欄有建立資料處，而依序得出9800002, 9800003....等
延續前一篇《Workflow應用-以簡易捐款資料為例》概念中，做完《2.「收款」核銷》後，準備《3.「收據」寄發》階段的進一步說明。
本階段需要大量產生寄給各捐款人收據，其實收據本身有「固定內容格式」，只有與「個別捐款人相關」之欄位不同而已，若以人工篩選要列印的單據後，還要逐一登打各收據，將耗費許多時間。
可在word編輯的收據檔中，執行「合併列印」以連結先前的Excel檔作為「資料來源」，再搭配前篇設定workflow「狀態」概念「篩選」，取出符合列印收據的捐款人資料，則可事半功倍。
建立Excel捐款資料檔
針對前篇Excel檔，增修部分欄位與與資料（如下圖），以方便舉例。
建立Word收據格式檔另外用word（以ver.2003版為例）編輯收據檔（如下圖），其中與「個別捐款人相關」之欄為：單據號碼、日期、捐款人、捐款金額、捐款人地址，屬於因人而異之「變數」；其餘文字則為「固定格式」供套用。
在Word檔執行「合併列印」，作為連結Excel資料平台
選取【工具】->【信件與郵件】->【合併列印】後，依序執行下列步驟：
1. 選取文件類型：選「信件」後，按下一步。
2. 選取開始文件：選「使用目前文件」後按下ㄧ步。
3. 選取收件者：選「使用現有清單」，並按【瀏覽】找先前Excel檔（如下圖所示）。
4. 按確定後，會出現下面「合併列印收件者」畫面，此時移到移到「狀態」欄選「2.收款」及「開收據」欄選「y」後，按確定找出符合產生收據的資料（如下圖所示）。
5. 寫信：將游標停在要套用的欄位，然後點選「其他項目」並選取欄位後，先後按「插入」與「關閉」後便完成了（如下圖單據號碼範例），其他欄位：日期、捐款人、捐款金額、捐款人地址…等以此類推。等全部要插入連結欄位完成後按下ㄧ步。
6. 預覽信件：畫面會出現第一筆資料供預覽（如下圖），確認無誤後按下ㄧ步。
7. 完成合併：點選「編輯各別信件」後（如下圖所示），按確定便完成了。
(此時為另外產生word檔，另外存檔後便可列印到印表機)
補充說明
• Excel單據號碼產生，如果沒有其他特別考量，建議或許可透過：欄位「序」自動產生、設定「單據編號」的公式，兩個步驟自動產生。
• 欄位「序」自動產生：
等所有料都建立好，在第一筆輸入起始號（本例為1，以後如有增加資料，再用前次最後序號當起始值），將要產生號碼的筆數「反白」，然後選【編輯】->【填滿】->【數列】，選「等差級數」，間隔值「1」，（如下圖所示）
• 設定「單據編號」公式：
（如下圖所示），該公式是透過YEAR()函數抓取「立帳日期」儲存格 E2 換算得出民國年份，再加「序」儲存格 A2 轉成固定5碼流水號。之後，再複製該公式到下列單據編號欄有建立資料處，而依序得出9800002, 9800003....等
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